+385994368870  info@inrebus.hr

 

Optimizacija procesa

Optimizacija procesa se nudi kao grupa usluga. Ovisno o zahtjevu i vrsti projekta, u koordinaciji s klijentom, definiraju se i dimenzioniraju odgovarajuće usluge i proizvodi koji se koriste za optimizaciju.

Optimizacija aktivnosti se najčešće provodi u postojećim poslovnim i IT okruženjima, na kojima bi dodatne intervencije za optimizaciju bile preskupe.

 

Optimizacija procesa - razlozi

Primarni cilj optimizacije procesa je efikasnost. Da bi se ona postigla, potrebni su elementi: kontrola, mjerenje i upravljanje.

Investicija u optimizaciju se uvijek vraća. Povrat investicije mjeri se u radnim satima djelatnika.

Povrat u radnim satima znači da poduzeće može s istim brojem ljudi akvizirati znatno veći volumen posla, ili jednak volumen posla s manje ljudi.

Složeni procesi postaju vidljivi, za svaku aktivnost se bilježi početak i kraj. Svaki predmet se prati. Rezultat je da se tijek predmeta skraćuje, a uvid u procese je potpun.  

Gdje se sustav optimizacije ugrađuje 

Sustav upravljanja procesima je zaseban sustav u postojećem IT okruženju. Nužno je da se on spaja sa postojećim sustavima. Postojeći sustavi mogu nastaviti raditi kao i do sada. Cjelokupni sustav se dimenzionira u koordinaciji s korisnikom.

Usluge

  • Gap Analiza – snimka stanja i analiza trenutnog stanja procesa, (AS-IS)
  • Definiranje budućeg stanja (TO-BE)
  • Izrada popisa aktivnosti da s postigne ciljani tijek procesa
  • Prilagodba zahtjevima klijenta – izrada formi po željama i zahtjevima korisnika koje će se ugraditi u sustav (dizajn sučelja, osnovni sistemski parametri, uloge i dr.)
  • Definicija varijabli procesa, usuglašavanje s korisnikom
  • Definiranja stanja procesa, veze, konfiguracija skripti, implementacija modula za optimizaciju
  • Integracija s postojećim sustavima
  • Održavanje

Glavne značajke

Optimizacija procesa sadrži u sebi barem sljedeće značajke:

  • Forme su integrirane sa sustavom Upravljanja dokumentacijom
  • Upravljanje dokumentacijom je zaseban sustav, koji se može isporučiti odvojeno
  • Svi dokumenti koji se uređuju i spremaju u radnom procesu, ujedno su arhivirani u sustavu Upravljanja dokumentacijom, kroz kojeg ime se može pristupati
  • Integracija Web servisa, po potrebi klijenta
  • Integracija s postojećim sustavima, izrada API-ja po potrebi;
  • Parametri praćenja aktivnosti korisnika,  koje se aktivnosti prate i na koji način se vrednuju parametri (start, vrijeme, dovršetak, alarm itd.)
  • Zapisivanje aktivnosti i napredno izvještavanje
  • Vremenska oznaka svake aktivnosti se bilježi, te se po potrebi korelira s ostalim parametrima
  • Procesi mogu biti preusmjereni, vraćeni, proslijeđeni, ponovljeni i dr.
  • Izrada namjenskih sučelja prema potrebama korisnika;
  • Definicija, implementacija i praćenje parametara za praćenje performansi, te izrada izvještaja
  • Nadzor i promatranje procesa (tzv. „monitoriranje“)
  • Izrada alarma (upozorenja koja se šalju korisnicima kada se u sustavu evidentira neki događaj, ili nakon isteka nekog roka, definiranog vremena i sl. Alarmi, upozorenja i podsjetnici)
  • Prava korisnika, uloge, grupe, razine prava, odgovornosti – definiranje na sustavu
  • Arhiva dokumentacije, napredna pretraga, vezani dokumenti
  • Sustav editiranja dokumenata, predlošci, zadana polja u dokumentima se automatski povlače iz baze (ako ih je korisnik prije upisao, npr. dopis klijentu, vuče automatski sve definirane podatke, Ime Prezime, broj predmeta (kredita, partije, ugovora i sl.), vrste posla. Tip dokumenta, adresu predefinirani tekst itd.)
  • Napredna analiza podataka iz sustava (tzv Business Intelligence) – izrada izvještaja korelacija podataka po zahtjevima klijenta
  • Usluge integracija s postojećim sustavima izradom aplikativnog sučelja (API)
    • Centralno upravljanje aktivnostima i zadacima iz poslovnog procesa
    • Nadzor i upravljanje koracima
    • Svaki korak može biti definiran zasebno, za svaki korak se mogu definirati poslovna pravila zasebno
    • Svaki korak može biti upravljan bazičnim naredbama: dodjela, prosljeđivanje, vraćanje, preusmjeravanje, ponavljanje)
    • Za svaki korak ili aktivnost, jedno ili više poslovnih pravila se definiraju koji postaju kriterij za usmjeravanje aktivnosti, i dodjeljuje se osobi, grupi ili ulozi/ulogama
    • Tijek  procesa vidljiv je na grafičkom sučelju, i u listi raspodjele zadataka. To sučelje je uglavnom namijenjeno vlasniku poslovnog procesa, rukovoditelju ili managementu
    • Proces može biti preusmjeren prema posebno definiranim uvjetima